Liquidar horas con Excel o calculadora implica un riesgo real de error todos los meses. Una hora extra olvidada por empleado, multiplicada por la cantidad de empleados y por 12 meses, suma una cifra considerable. Además, los errores a favor del empleado reducen el margen sin que nadie lo note, y los errores en su contra terminan en reclamos, conflictos y, a veces, intimaciones. Automatizar el cálculo no es una cuestión de comodidad sino de precisión: el sistema aplica las mismas reglas todos los meses, sin sesgos ni distracciones.
El cálculo toma como referencia el horario de atención del comercio, el mismo que se configura para la tienda, definido por día de la semana: horario continuo, horario cortado, 24 horas o cerrado. Si el horario del día termina a las 18 y el empleado marca la salida a las 19, esa hora cuenta como extra, descontado el margen configurado. Los días marcados como cerrados no admiten fichadas, y los días de 24 horas permiten marcar en cualquier momento, pero no calculan llegadas tarde ni horas extras. Hoy no existen horarios distintos por empleado: todo el equipo se mide contra el mismo horario, algo a tener en cuenta en negocios con turnos rotativos.
Muchos sistemas miran solo el ingreso, y eso esconde la mitad del problema: un empleado que llega a horario pero se va 30 minutos antes representa el mismo costo que uno que llega 30 minutos tarde. Rapilist registra ambos casos. Una llegada posterior al horario de entrada más la tolerancia cuenta como tarde, y una salida anterior al horario de cierre cuenta como salida anticipada, con sus minutos. Los dos datos quedan en el mismo reporte para tomar decisiones con información concreta.
Al cierre del período se exporta una planilla CSV, que se abre con Excel, con una fila por jornada: fecha, empleado, sucursal, entrada, salida, horas trabajadas, minutos de llegada tarde, minutos de salida anticipada, minutos de horas extras, estado, si la marcación fue fuera de rango, si se editó a mano y notas. Esa planilla es la base de la liquidación de sueldos: se envía al contador, se carga en el sistema de liquidación o se usa como referencia para un bono variable. El recargo de las horas extras (50%, 100% o el que fije el convenio) se aplica en la liquidación, porque el sistema calcula tiempos, no montos. No hay integración directa con software de liquidación, pero el formato CSV se puede abrir con cualquier planilla de cálculo.
