Fiado y cuenta corriente: lo mismo con distinto nombre
Fiar es entregar la mercadería y cobrarla después. La cuenta corriente es el registro de eso: cada compra a cuenta suma al saldo del cliente y cada pago lo descuenta. En un almacén de barrio se le dice fiado; entre empresas, cuenta corriente. La mecánica es la misma.
Lo que cambia todo es dónde queda anotado. Una libreta sirve hasta que se pierde, se moja o alguien anota un monto que después nadie entiende. Un registro en el sistema de ventas se actualiza solo con cada venta y cada pago, y el saldo está siempre a la vista.
Antes de fiar: tres reglas
Definirlas de antemano y contarlas al cliente al abrir la cuenta evita discusiones después:
- A quién: sólo a clientes identificados, con nombre, teléfono y, si es posible, documento.
- Cuánto: un límite por cliente, que se revisa cada tanto. Una referencia es lo que ese cliente compra en dos semanas.
- Hasta cuándo: un plazo para saldar (fin de mes, cada quincena) y qué pasa si no se cumple.
Cómo registrar compras y pagos
Cada compra a cuenta se registra como una venta más, con la forma de pago "cuenta corriente": el stock baja igual y la venta cuenta en los reportes, aunque la plata todavía no entró. Por eso esa venta no tiene que sumar al efectivo de la caja: si sumara, el cierre daría siempre faltante.
Los pagos se registran aparte, con su medio (efectivo, transferencia, tarjeta), y se aplican al saldo. Un pago parcial reduce la deuda; conviene imputarlo primero a las compras más viejas, para saber qué parte del saldo está atrasada.
Ejemplo
Un cliente de un almacén compra a cuenta $12.400 el día 3, $8.600 el día 10 y $15.000 el día 18: su saldo es de $36.000. El día 30 paga $25.000 en efectivo. Ese pago cancela las compras del 3 y del 10 ($21.000) y $4.000 de la del 18, que queda con $11.000 pendientes.
Recibos y resumen de cuenta
Cada pago merece un recibo, aunque sea por WhatsApp: es la constancia para el cliente y para el comercio. Una vez por mes, un resumen con las compras, los pagos y el saldo evita el clásico desacuerdo sobre lo que se compró y lo que se pagó.
El resumen también sirve para ordenar la cobranza: los clientes con saldo vencido se ven de un vistazo y se les puede escribir antes de que la deuda crezca.
¿Cobrar intereses?
Cuando la deuda se estira, la plata pierde valor, sobre todo con inflación. Algunos comercios aplican un recargo por atraso a partir de cierto plazo; otros actualizan el precio de lo adeudado. Cualquiera sea la opción, tiene que estar avisada desde el principio y aplicarse a todos por igual.
Conviene que el recargo sea fácil de explicar, por ejemplo un porcentaje mensual sobre el saldo vencido, y que figure en el resumen, para que el cliente vea de dónde sale cada monto.
Señales de alerta
Frenar a tiempo es menos incómodo que reclamar una deuda grande. Conviene prestar atención a:
- Un saldo que crece todos los meses aunque el cliente pague algo.
- Pagos cada vez más chicos y más espaciados.
- Clientes que superan el límite "por esta vez" una y otra vez.
- Compras a cuenta de productos que el cliente antes pagaba en el momento.
Cómo se hace en rapilist
En rapilist, cada cliente tiene su cuenta corriente: las ventas a cuenta suman al saldo y no al efectivo de la caja, los pagos (también los parciales) se registran con su medio de pago y se imputan a las compras pendientes, y cada pago tiene su recibo. Se puede fijar un límite de crédito por cliente y hacer que el sistema no deje vender a cuenta por encima de ese límite, y aplicar intereses a los saldos atrasados.