Un stock por lugar, no un total
El primer paso es que cada sucursal y cada depósito tengan su propio stock en el sistema. El total sigue siendo útil para comprar, pero para vender y reponer importa lo que hay en cada lugar.
Cada venta tiene que descontar del local donde se hizo, y cada compra tiene que entrar al local o depósito donde se recibe la mercadería.
Traslados: mover mercadería sin perderla
Un traslado registra que una cantidad sale de un lugar y entra en otro. Sin ese registro, el sistema sigue mostrando la mercadería en el origen y la sucursal que la recibió la vende "sin stock". El circuito recomendado es:
- Registrar el traslado al despachar, con los productos y las cantidades.
- Controlar lo recibido en destino contra lo enviado.
- Anotar cualquier diferencia, como una rotura o un faltante, como ajuste con su motivo.
Ejemplo
Una zapatería tiene 9 pares de un modelo en el local del centro y 3 en el de un barrio. El sábado el barrio vende los 3. El lunes se registra un traslado de 4 pares desde el centro: el centro queda con 5, el barrio con 4 y el total sigue siendo 9.
Reponer con mínimos por sucursal
Un stock mínimo por producto y por sucursal permite ver qué hay que reponer antes de quedarse sin nada. Las sucursales chicas suelen necesitar mínimos más bajos, y el depósito central, más altos.
Revisar los faltantes de cada local una o dos veces por semana y armar los traslados en bloque ahorra viajes y desorden.
Vender online con varios locales
Si la tienda online ofrece retiro en el local, conviene que el cliente elija la sucursal y que el pedido salga del stock de esa sucursal. Así nadie llega a buscar un producto que está en otro lado.
Para los envíos, lo más simple es despachar desde un depósito o una sucursal principal y descontar de ahí.
Inventarios por sucursal
Contar todo el stock de una vez es difícil con varios locales. Una alternativa es contar por sucursal y por categoría, de a partes, sin traslados en curso para los productos que se están contando. Las diferencias se registran como ajuste en la sucursal donde aparecieron.
Con el tiempo, mirar en qué sucursal aparecen más diferencias ayuda a encontrar el problema: traslados sin registrar, roturas o ventas mal cargadas.
Errores frecuentes
Los que más desordenan el stock entre locales:
- Mover mercadería "de palabra" y registrarla después, o nunca.
- Hacer una venta en una sucursal descontando el stock de otra.
- Contar el inventario con traslados en camino.
- Tener un sistema distinto en cada local y sumar los números a mano.
Cómo se hace en rapilist
En rapilist, cada sucursal tiene su propio stock: las ventas descuentan del local donde se hacen, los traslados mueven las unidades de un local a otro, y la tienda online puede ofrecer el retiro en la sucursal. El stock total y el de cada sucursal se ven en el mismo panel.